Cartão corporativo: quando e como oferecer esse benefício na gestão de despesas da empresa

A gestão de despesas e benefícios corporativos passou por uma mudança no processo financeiro das empresas nos últimos anos: a digitalização de pagamentos, a busca por maior controle e a necessidade de reduzir tarefas operacionais levaram muitas empresas a revisar práticas tradicionais, como reembolsos manuais e adiantamentos em dinheiro.

Foi entre essas mudanças que o cartão corporativo surgiu como uma solução cada vez mais adotada por empresas que desejam organizar despesas operacionais, aumentar a rastreabilidade dos gastos e reduzir riscos financeiros, pois ele serve como ferramenta para o RH na organização de gastos, na formalização de políticas internas e no acompanhamento do uso de recursos corporativos.

Mas, para que essa solução funcione de forma adequada, é fundamental entender o que é cartão corporativo, quando ele deve ser oferecido, quais riscos precisam ser gerenciados e quais alternativas podem ser mais adequadas dependendo do perfil da empresa. Vem com a Pluxee!

O que é o cartão corporativo e qual é sua finalidade?

O cartão corporativo é um meio de pagamento disponibilizado pela empresa para cobrir despesas relacionadas às atividades profissionais dos colaboradores. Ele pode ser utilizado para alimentação, combustível, deslocamentos, compras operacionais ou ações específicas de incentivo, conforme regras previamente definidas.

O uso do cartão corporativo para empresas permite centralizar despesas, automatizar registros e facilitar a conciliação contábil. Em vez de lidar com recibos avulsos e solicitações de reembolso, a empresa passa a ter maior previsibilidade financeira e acompanhamento estruturado dos gastos.

Do ponto de vista da gestão de pessoas, trata-se de uma ferramenta para a área de Recursos Humanos alinhar controle financeiro, conformidade e experiência do colaborador.

Quando vale a pena oferecer o cartão corporativo?

Empresas devem avaliar perfis e riscos antes de oferecer o cartão; nem todos os colaboradores precisam ter acesso. O uso é mais indicado em situações como:

• colaboradores que realizam viagens frequentes;
• equipes externas (vendas, técnicos, motoristas);
• cargos com despesas recorrentes e previsíveis;
• empresas que desejam reduzir processos de reembolso.

Segundo o Sebrae, pequenas e médias empresas gastam uma parcela relevante do tempo administrativo com atividades financeiras operacionais, como controle de notas e reembolsos. A adoção de meios digitais contribui para a redução desse esforço.

O cartão corporativo para funcionários deve ser concedido com critérios objetivos, considerando função, frequência de gastos e impacto financeiro.

Como manter o controle dos gastos com o cartão corporativo?

A principal preocupação das empresas está nos gastos do cartão corporativo. O risco não está na ferramenta em si, mas na ausência de regras claras e de monitoramento contínuo.

Como controlar os gastos?

A estratégia exige políticas claras e gestão contínua para reduzir riscos. Recomenda-se definir:

• categorias permitidas de uso;
• limites por colaborador ou cargo;
• periodicidade de recarga ou crédito;
• critérios de bloqueio ou revisão de uso.

Soluções de cartão de despesas corporativas permitem configurar esses parâmetros de forma objetiva, evitando desvios e facilitando auditorias internas.

Quais são os riscos do cartão corporativo?

Os principais riscos estão relacionados à falta de governança e controles financeiros. Entre eles:

• uso fora da finalidade profissional;
• dificuldade de conciliação contábil;
• questionamentos trabalhistas ou fiscais;
• aumento de despesas não previstas.

O cartão de crédito corporativo, especialmente quando permite uso amplo e pouco restritivo, exige elevado nível de governança e controles financeiros. Sem políticas formais, esse modelo pode gerar inconsistências contábeis e riscos jurídicos.

Por esse motivo, muitas empresas optam por modelos como o cartão corporativo pré-pago, que limita valores, períodos e categorias de uso, reduzindo a exposição financeira.

O que a legislação diz sobre o cartão corporativo?

A legislação trabalhista brasileira não obriga nem proíbe o fornecimento de cartão corporativo, mas a empresa deve observar cuidados para evitar a caracterização de natureza salarial.

Valores destinados exclusivamente a despesas de trabalho, devidamente comprovados, não integram remuneração, conforme entendimento consolidado na CLT e em decisões do Tribunal Superior do Trabalho.

Como formalizar políticas para uso do cartão corporativo?

A empresa deve formalizar políticas internas que definam:

• finalidade do cartão;
• despesas elegíveis;
• responsabilidades do colaborador;
• consequências em caso de uso indevido.

Essas políticas devem ser documentadas, comunicadas e revisadas periodicamente, garantindo segurança jurídica e transparência.

Quais alternativas ao cartão corporativo existem?

Nem sempre o cartão de uso amplo é a opção mais adequada. Existem várias alternativas que oferecem maior controle e aderência à estratégia de benefícios.

Entre as principais opções, estão:

Cartão multibenefícios

O cartão flexível permite que o colaborador utilize um saldo dentro de categorias previamente definidas, como alimentação, mobilidade ou bem-estar. É indicado para empresas que desejam personalizar benefícios sem ampliar riscos financeiros.

Cartão-presente 

Para ações pontuais, como datas comemorativas ou metas atingidas, o cartão-presente é uma alternativa eficiente.

Um cartão de Natal corporativo também é uma opção, sendo amplamente utilizado como forma de reconhecimento no fim do ano. Outra alternativa é o cartão de aniversário corporativo, que fortalece ações de valorização individual sem criar obrigações recorrentes.

Campanhas de incentivo

Em ações específicas de desempenho ou vendas, o cartão pode ser utilizado como instrumento de campanha de premiação, evitando aumento de custos fixos e simplificando a gestão.

Cartão de crédito corporativo como parte da estratégia de RH

O cartão corporativo para funcionários deve ser tratado como parte de uma política integrada de controle de despesas e benefícios. Quando bem estruturado, ele contribui para:

• redução de custos administrativos;
• maior previsibilidade financeira;
• padronização de processos;
• melhoria da motivação e participação dos colaboradores.

Para pequenas e médias empresas, recomenda-se selecionar soluções alinhadas ao porte e processos da empresa, priorizando controle, simplicidade e segurança jurídica.

Concluindo

Oferecer ou não um cartão corporativo é uma decisão estratégica que deve considerar o perfil dos colaboradores, o nível de controle financeiro da empresa e os objetivos da política de benefícios.

Ao estruturar regras claras, formalizar políticas internas e avaliar alternativas como cartões específicos ou soluções flexíveis, a empresa reduz riscos e aumenta a eficiência da gestão de despesas. O cartão corporativo, quando bem aplicado, deixa de ser apenas um meio de pagamento e passa a integrar a estratégia de gestão financeira e de pessoas.

Na prática

• O cartão corporativo deve ser oferecido com critérios claros e alinhados ao perfil dos colaboradores;
• Políticas formais e monitoramento contínuo são essenciais para reduzir riscos financeiros e jurídicos;
• Alternativas como cartões flexíveis e gift cards oferecem maior controle em ações específicas;
• A escolha da solução deve considerar o porte da empresa, governança financeira e objetivos de RH.