O que é o Termo de Quitação Anual pela CLT?

A legislação trabalhista brasileira passa por constantes atualizações, e é papel do setor de Recursos Humanos acompanhar essas mudanças para garantir a conformidade legal e a segurança jurídica da empresa. Entre as medidas introduzidas pela Reforma Trabalhista de 2017, uma que merece atenção especial é o Termo de Quitação Anual de Obrigações Trabalhistas — um instrumento que pode trazer mais clareza às relações de trabalho e prevenir litígios futuros.

Apesar de ser opcional, o documento pode ser um aliado importante para empresas, especialmente as de menor porte, que buscam formalizar com transparência a quitação de obrigações trabalhistas com seus colaboradores.

Nesse post, a Pluxee vai explicar melhor o que é o Termo de Quitação Anual, como ele está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), qual é sua importância para a segurança jurídica e também para um ambiente de trabalho cada vez mais transparente e quais cuidados devem ser adotados para sua correta utilização.

O que diz a CLT sobre o Termo de Quitação Anual

O artigo 507-B da CLT (introduzido pela Lei n.º 13.467/2017) prevê que empregador e empregado, se assim desejarem, podem firmar um termo de quitação anual das obrigações trabalhistas. Seu objetivo é registrar que, até aquela data, todas as parcelas devidas e já pagas foram devidamente quitadas.

Esse termo deve ser elaborado com a participação do sindicato da categoria profissional do trabalhador, que atua como testemunha e garante a transparência do processo. Assim, o documento adquire valor jurídico e serve como prova em eventuais questionamentos futuros.

Vale destacar que:

• A assinatura do termo não impede que o empregado questione na Justiça verbas que não estejam descritas no documento;
• O termo é facultativo — a empresa não é obrigada a elaborá-lo, e o colaborador não é obrigado a assinar;
• O documento pode abranger tanto valores salariais quanto benefícios, desde que devidamente discriminados.

Qual a finalidade do Termo de Quitação Anual

O principal objetivo do Termo de Quitação Anual na CLT é registrar e comprovar que, até determinada data, as obrigações trabalhistas foram cumpridas corretamente. Na prática, ele funciona como um “balanço” anual da relação de trabalho, dando segurança tanto ao empregador quanto ao empregado.

Para o empregador, o documento ajuda a prevenir ações trabalhistas infundadas ou baseadas em alegações de valores já pagos. Para o empregado, garante transparência e clareza sobre as parcelas recebidas e quitadas ao longo do ano.

Em outras palavras, trata-se de uma ferramenta que reforça a boa-fé na relação de trabalho, formalizando aquilo que, muitas vezes, fica apenas no campo das folhas de pagamento e holerites.

Benefícios para a segurança jurídica da empresa

Empresas de todos os portes, mas especialmente as PMEs, enfrentam desafios quando se trata de evitar litígios trabalhistas: um processo judicial pode gerar não apenas custos financeiros, mas também impacto na reputação do negócio. Nesse cenário, o Termo de Quitação Anual criado pela Reforma Trabalhista pode desempenhar um papel estratégico, pois:

• Cria prova documental: em caso de ação judicial, o documento serve como evidência de que determinadas verbas já foram pagas e aceitas pelo trabalhador;
• Reduz riscos de passivos trabalhistas: ao formalizar a quitação anual, a empresa diminui a chance de ser surpreendida por cobranças referentes a períodos anteriores;
• Fortalece a relação com o colaborador: a transparência nas obrigações reforça a confiança e demonstra profissionalismo;
• Garante respaldo legal: por ser previsto na CLT e assinado com a participação do sindicato, o termo tem validade jurídica robusta.

Estrutura e conteúdo do Termo de Quitação Anual

Para que o termo tenha validade e cumpra seu papel, é importante que ele seja elaborado de forma clara e objetiva, incluindo informações como:

• Dados do empregador: razão social, CNPJ, endereço;
• Dados do empregado: nome completo, CPF, função, matrícula;
• Período abrangido pelo termo: normalmente o ano civil, mas pode variar;
• Descrição das verbas quitadas: salários, horas extras, férias, 13º salário, adicionais, benefícios pagos em dinheiro (como vale-refeição ou alimentação, se pagos em espécie), entre outros;
• Declaração de quitação das parcelas listadas;
• Assinaturas do empregador, do empregado e do representante sindical;
• Data e local da assinatura.

Um cuidado importante é que o documento deve listar apenas verbas efetivamente pagas e comprovadas. Incluir valores devidos, mas ainda não quitados, pode anular o efeito jurídico do termo.

Cuidados na aplicação

Embora seja uma ferramenta útil, o Termo de Quitação Anual não substitui outras obrigações legais e não deve ser visto como uma proteção absoluta contra ações trabalhistas. Alguns cuidados importantes incluem:

• Manter registros organizados: holerites, recibos e comprovantes de pagamento devem ser arquivados junto ao termo;
• Transparência total: o documento deve refletir a realidade, sem omissões ou generalizações;
• Capacitação do RH: a equipe responsável deve entender o formato e o propósito do termo para evitar inconsistências;
• Consentimento do colaborador: por ser facultativo, a assinatura deve ser feita de forma voluntária, sem pressão.

Outro ponto de atenção é que o termo não quita direitos futuros: ele vale apenas para o período que abrange, sendo necessário renovar a cada ano se a empresa optar por adotá-lo.

O papel do RH na implementação

Para que o Termo de Quitação Anual seja eficiente, o RH desempenha um papel central, e entre as suas responsabilidades estão:

• Organizar os registros de pagamentos ao longo do ano;
• Elaborar o documento conforme exigências legais;
• Agendar e coordenar a assinatura junto ao sindicato;
• Armazenar o termo em arquivo físico ou digital, garantindo fácil acesso se necessário.

Além disso, o RH deve orientar os gestores sobre a utilidade do documento e alinhar expectativas com os colaboradores, evitando que ele seja interpretado como algo negativo ou como “renúncia” a direitos.

Vale a pena para pequenas e médias empresas?

Embora seja opcional, a adoção do Termo de Quitação Anual pode ser especialmente vantajosa para PMEs. 

Negócios menores têm menos margem para lidar com custos imprevistos de ações trabalhistas e, muitas vezes, não contam com departamentos jurídicos robustos. Assim, qualquer medida que fortaleça a segurança jurídica deve ser considerada.

Por outro lado, é preciso avaliar a viabilidade prática, já que a necessidade de envolvimento do sindicato e a preparação da documentação exigem tempo e organização. Empresas com rotinas de RH já bem estruturadas terão mais facilidade para implementar o processo.

O Termo de Quitação Anual pode ser um aliado do RH

O Termo de Quitação Anual é um instrumento previsto na CLT que pode trazer ganhos significativos para a segurança jurídica das empresas. Ele formaliza, com respaldo sindical, a quitação de verbas trabalhistas já pagas, servindo como prova documental em caso de disputas.

Para pequenas e médias empresas, pode ser um recurso estratégico para prevenir passivos e reforçar a transparência com a equipe. No entanto, sua adoção deve ser planejada, com atenção aos requisitos legais e ao consentimento do colaborador.

Contar com um setor de RH organizado e ferramentas adequadas para a gestão de pagamentos e benefícios é essencial para que o termo cumpra sua função. Nesse sentido, soluções digitais como as da Pluxee, que permitem centralizar e visualizar de forma simples todos os benefícios corporativos, como vale-alimentação, vale-refeição, planos de saúde e controle de ponto, podem facilitar a elaboração do documento e manter o histórico sempre acessível. 

Com tecnologia e boas práticas, o Termo de Quitação Anual ganha um papel para além da obrigação facultativa, e se torna também uma vantagem competitiva na gestão de pessoas.