Os erros mais comuns em uma folha de ponto e como evitá-los

A folha de ponto é um dos documentos mais importantes para o bom funcionamento da rotina trabalhista em qualquer empresa: ela registra a jornada de trabalho dos colaboradores, serve como base para o cálculo da remuneração, horas extras, adicionais e até mesmo para processos legais em caso de auditorias ou disputas trabalhistas. 

Mas, por mais simples e padronizado que possa parecer, o controle de ponto ainda é fonte de muitos erros, e esses deslizes podem gerar desde prejuízos financeiros até passivos jurídicos relevantes.

Por isso, a Pluxee preparou esse post com os erros mais comuns em folhas de ponto, explicações sobre suas causas e consequências, e mostra também como os evitar, inclusive com o uso de tecnologias confiáveis que podem automatizar e simplificar o processo de folha de ponto. Vem conferir!

A importância da folha de ponto

Antes de entrar nos erros mais frequentes, vale reforçar por que a folha de ponto é tão relevante na gestão de pessoas. 

Ela é um documento exigido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para empresas com mais de 20 funcionários, essencial para comprovar o cumprimento da jornada acordada em contrato e garantir os direitos e deveres tanto da empresa quanto do colaborador.

Além disso, a folha de ponto influencia diretamente:

• No cálculo correto da folha de pagamento;
• No cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas;
• Na identificação de padrões de produtividade e absenteísmo;
• No planejamento de escalas e alocação de pessoal;
• Na prevenção de conflitos jurídicos com base em provas documentais.

9 erros para evitar na folha de ponto

Diante de tanta responsabilidade em um só documento, é fundamental saber como fazer folha de ponto e que esse controle seja feito com exatidão — e é aí que os erros mais comuns costumam surgir, como:

1. Lançamentos manuais e imprecisos

Um dos principais vilões da folha de ponto para funcionários são os registros manuais, ainda comuns em muitas empresas de menor porte. Quando os dados são preenchidos à mão ou lançados manualmente em planilhas, aumenta-se o risco de:

• Erros de digitação;
• Falta de padronização;
• Dificuldade em rastrear alterações;
• Possibilidade de fraudes, como preenchimentos retroativos.

Como evitar: automatizar o processo com um sistema de folha de ponto digital é a maneira mais eficiente de eliminar essas imprecisões. Além de registrar horários com precisão, o sistema também pode gerar relatórios, alertas de inconsistência e históricos de alterações.

2. Esquecimento de batidas de ponto

Outro erro recorrente é o esquecimento de registrar as entradas e saídas, especialmente em modelos com jornadas mais flexíveis ou híbridas. Esse tipo de falha pode prejudicar o cálculo correto de horas trabalhadas, gerar dúvidas sobre banco de horas e até comprometer a remuneração do colaborador.

Como evitar: sistemas de ponto digital modernos permitem o registro de ponto por aplicativo ou navegador, com alertas automáticos para lembrar o colaborador de fazer a marcação. Isso reduz significativamente a chance de esquecimentos.

3. Ausência de justificativas para faltas e atrasos

Toda ausência, atraso ou saída antecipada precisa estar justificada na folha de ponto mensal — seja por meio de um atestado médico, autorização prévia ou política interna. Ignorar esse controle pode levar à aplicação incorreta de descontos ou, no extremo oposto, ao pagamento indevido de horas não trabalhadas.

Como evitar: adote um fluxo padronizado para envio e aprovação de justificativas, integrado ao sistema de folha de ponto individual de trabalho. Isso garante maior transparência e respaldo para a área de RH.

4. Falta de controle sobre horas extras

O pagamento de horas extras é um dos temas mais sensíveis na gestão trabalhista: quando o controle de ponto não está bem ajustado, a empresa arrisca pagar a mais, a menos ou ultrapassar os limites legais previstos pela CLT (duas horas extras por dia, no máximo).

Como evitar: estabeleça políticas claras sobre a realização de horas extras e utilize um sistema que bloqueie registros fora do horário permitido ou que emita alerta para gestores quando os limites forem ultrapassados.

5. Desalinhamento entre banco de horas e folha de ponto

Muitas empresas utilizam o banco de horas como forma de flexibilizar a jornada, mas não integram adequadamente esse controle com a folha de ponto. O resultado são inconsistências que dificultam o acompanhamento de saldos, vencimentos de horas e compensações devidas.

Como evitar: centralize o controle de banco de horas no mesmo sistema usado para registrar o ponto e garantir a atualização automática das informações. Isso reduz a chance de erros e facilita o fechamento da folha.

6. Apontamentos fora do horário permitido

Alguns colaboradores podem registrar o ponto antes ou depois do horário de expediente, o que pode gerar distorções no cálculo da jornada. Em casos mais graves, isso pode ser interpretado como fraude, tanto por parte do colaborador quanto por parte da empresa.

Como evitar: configure o sistema para permitir marcações de ponto apenas numa janela de tempo aceitável (ex: 15 minutos antes e depois do horário de entrada ou saída), com regras claras e comunicadas à equipe.

7. Falta de validação por parte do gestor

Um erro que passa despercebido em muitas empresas é a ausência de validação dos registros de ponto por parte dos gestores. Isso impede a identificação de inconsistências e dificulta a responsabilização em caso de erro ou conflito.

Como evitar: inclua uma etapa de conferência e validação periódica dos pontos por parte dos líderes imediatos, com notificações automáticas para revisar e aprovar os dados antes do fechamento do mês.

8. Inconsistência com escalas e jornadas

Funcionários que atuam em escalas (12x36, turnos rotativos, etc.) exigem atenção especial. É comum que a folha de ponto não reflita corretamente os horários específicos dessas jornadas, o que pode causar falhas no pagamento ou no controle de carga horária.

Como evitar: utilize sistemas que permitam cadastrar múltiplos tipos de jornada e escalas personalizadas, garantindo que cada colaborador esteja vinculado à regra correta.

9. Falta de armazenamento e histórico dos registros

Guardar a folha de ponto por tempo insuficiente é um erro que pode custar caro em uma eventual fiscalização. A legislação exige que os registros sejam armazenados por até 5 anos.

Como evitar: opte por soluções digitais que armazenem todos os dados em nuvem com backup automático e acesso facilitado, tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Como garantir uma folha de ponto correta: conte com um sistema digital de confiança

Como vimos, a maioria dos erros em folhas de ponto está ligada a processos manuais, falta de padronização e ausência de controles eficazes. Para empresas que buscam agilidade, segurança jurídica e eficiência no RH, o uso de um sistema de folha de ponto online é praticamente indispensável.

E por isso, a Pluxee formou uma parceria com a Pontotel, para oferecer para a sua empresa uma ferramenta prática, otimizada, eficiente e totalmente conforme a legislação. Esse sistema é totalmente digital, e tem uma interface simplificada, para que todos os seus colaboradores possam se adaptar facilmente e acessar todas as informações relevantes sempre que necessário, garantindo transparência e praticidade. 

Concluindo

Controlar a jornada de trabalho de forma eficaz é uma parte essencial para a saúde financeira e legal de qualquer empresa. Os erros na folha de ponto, por mais comuns que sejam, podem ser evitados com organização, processos bem definidos e, principalmente, com a adoção de ferramentas tecnológicas apropriadas.

A boa notícia é que soluções já existem, e são acessíveis mesmo para pequenas e médias empresas. Investir em um sistema de ponto digital confiável como o Pluxee Pontotel não é apenas uma comodidade: é uma estratégia de gestão inteligente que protege o negócio, valoriza o colaborador e dá mais tranquilidade ao RH.