Cálculo de folha de pagamento: como fazer corretamente?

A folha de pagamento é um dos instrumentos mais importantes para uma empresa, já que diz respeito ao fator mais essencial para seus colaboradores: a remuneração pelo trabalho realizado.

Fazer corretamente o cálculo da folha de pagamento depende de uma boa gestão das informações que compõem esse documento, como salário, benefícios corporativos, descontos legais, impostos recolhidos e mais. Muitos desses fatores são variáveis mês a mês, o que torna o processo de gestão de folha de pagamento ainda mais complexo e exigindo um amplo conhecimento das legislações e obrigações trabalhistas.

O que é folha de pagamento?

Antes de detalhar mais sobre a folha de pagamento, como fazer e mais, vale deixar uma definição básica: a folha de pagamento é um documento que registra todos os pagamentos e descontos feitos pela empresa às pessoas contratadas em um determinado período, geralmente mensal. 

Esse documento é uma obrigação legal para todas as organizações com profissionais registrados com carteira assinada, sendo uma forma de comprovar o pagamento aos funcionários e garantindo o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais.

Quais informações devem constar na folha de pagamento?

Esse documento precisa contar com algumas informações essenciais, e o preenchimento delas pode ser facilitado por meio de um sistema de folha de pagamento. Confira: 

Salário-base

O salário-base é o valor definido em contrato ou por meio de Acordo Coletivo de Trabalho, paga em razão do trabalho realizado e do tempo à disposição do empregador. Trata-se de uma quantia que serve de base para o cálculo de outros valores e descontos relacionados à remuneração do trabalhador, como férias, 13° salário e contribuições previdenciárias.

Horas extras

São as horas trabalhadas além da jornada regular de trabalho estabelecida pela empresa. Segundo os limites definidos pela CLT, devem ser identificadas separadamente das horas normais e remuneradas com um acréscimo no valor da hora trabalhada.

Descanso semanal remunerado

O descanso semanal remunerado é um direito garantido por lei que assegura ao trabalhador, preferencialmente aos domingos, um dia de folga remunerada após seis dias consecutivos de trabalho, sem prejuízo do salário. Por ser pago, ele também deve ser considerado no cálculo da folha de pagamento.

Férias

O pagamento das férias também deve constar na folha de pagamento, incluindo o acréscimo do 1/3 constitucional sempre que alguém for desfrutar de um período de descanso.

13º salário

O mesmo acontece com o 13° salário, seja integral ou proporcional. Lembrando que o pagamento pode ser feito em duas parcelas pela empresa, e nesse caso, deve constar em ambas as folhas de pagamento dos respectivos meses de efetuação.

Quais os principais descontos da folha de pagamento?

A folha de pagamento também deve apresentar descontos legais ou autorizados pelas pessoas contratadas. Confira alguns dos descontos que podem ser realizados:

Contribuição previdenciária

Essa contribuição é um desconto em folha de pagamento obrigatório para quem trabalha com carteira assinada. É uma quantia destinada ao INSS que tem como objetivo garantir a aposentadoria e outros benefícios previdenciários aos trabalhadores.

Vale-transporte

O vale-transporte é um benefício concedido para custear despesas de deslocamento do funcionário entre sua residência e o local de trabalho. O desconto na folha de pagamento deve ser feito de forma proporcional ao número de dias trabalhados pelo profissional e o valor não pode ultrapassar 6% do salário base.

Vale-refeição e vale-alimentação

Os benefícios de alimentação não são obrigatórios, mas quando são ofertados, devem constar na folha de pagamento. Segundo o Programa de Alimentação do Trabalhador (PAT), existe um limite máximo para o desconto, que não pode ultrapassar 20% do salário.

Em que dia fecha a folha de pagamento?

Essa é uma pergunta muito comum, principalmente entre os colaboradores. A data varia de empresa para empresa, mas geralmente ocorre nos últimos dias do mês, entre o dia 25 e o 30, dependendo da política da organização. 

Essa data serve como referência para calcular salários, encargos e benefícios do período trabalhado, garantindo que tudo seja processado e pago corretamente no prazo. Para os colaboradores, é essencial que ela seja comunicada de forma extremamente clara, para que possa fazer parte do seu planejamento financeiro pessoal, e para a equipe de gestão, é indispensável que ela seja cumprida à risca todos os meses, para não prejudicar nem a empresa em si, e nem os funcionários que dependem do pagamento.

Concluindo

Fazer o cálculo da folha de pagamento corretamente é essencial para manter a conformidade legal, evitar multas e garantir a satisfação dos colaboradores. E com atenção aos detalhes e ao cumprimento dos prazos, sua empresa assegura uma gestão mais eficiente e continua a fortalecer a relação de confiança com a equipe.