Reembolso de combustível nas empresas: como estruturar o processo
Entenda como organizar o reembolso de combustível, reduzir atrasos operacionais e avaliar alternativas mais eficientes para a gestão de despesas corporativas.
O uso de veículos para atividades profissionais é uma realidade em muitas empresas brasileiras, especialmente naquelas que contam com equipes comerciais, técnicas ou de atendimento externo. Para os gestores dessas empresas, o combustível se consolida como uma despesa recorrente, que precisa ser controlada de forma clara, previsível e juridicamente segura.
Nesses casos, o reembolso combustível é uma solução tradicional e amplamente utilizada. Mas por ser um processo principalmente manual, com poucas possibilidades de padronização e automação, ele tende a gerar atrasos, trabalhos repetidos e dificuldades de controle. E para isso, surge o uso de vales ou cartões para reduzir o esforço operacional, sem que isso signifique eliminar o reembolso em todos os cenários.
Nesse post do blog da Pluxee, você vai saber mais sobre:
- Como funciona o reembolso de combustível nas empresas?
- Por que o reembolso é lento em muitas empresas?
- Como calcular o reembolso de combustível corretamente?
- O impacto da volatilidade dos combustíveis no reembolso
- Vale-combustível: quando faz sentido adotar?
- Cartão-combustível: como funciona na prática?
- O vale-combustível é obrigatório?
- Cuidados legais e tributários do auxílio-combustível
- Quais são os benefícios e requisitos do auxílio-combustível para a empresa?
- Reembolso ou vale-combustível: qual escolher?
- Concluindo
Como funciona o reembolso de combustível nas empresas?
O reembolso de combustível consiste na restituição de valores gastos pelo colaborador em deslocamentos realizados a serviço da empresa. Em geral, o processo é simples: o profissional utiliza o próprio veículo (ou o veículo da empresa, caso haja frota própria), arca com o custo do abastecimento e solicita posteriormente o ressarcimento.
Esse modelo se enquadra no escopo mais amplo do reembolso de despesas corporativas, que também inclui gastos com alimentação, hospedagem e transporte. Do ponto de vista do RH, trata-se de uma prática legítima e necessária em muitas operações, especialmente quando o uso do veículo é eventual ou difícil de prever.
Para funcionar bem, porém, o reembolso exige regras claras, documentação adequada e prazos definidos para solicitação e pagamento.
Por que o reembolso é lento em muitas empresas?
O reembolso se torna lento quando falta padronização e automação. Em empresas em crescimento, esse processo costuma concentrar pontos de atraso que afetam tanto o RH quanto os colaboradores.
Principais causas operacionais
- Fluxos manuais de solicitação e aprovação
- Conferência individual de comprovantes fiscais
- Uso de planilhas não integradas
- Falta de critérios objetivos para validação
No dia a dia de empresas que ainda utilizam processos manuais, é possível perceber o tempo operacional exacerbado dedicado à gestão de reembolsos, além de maior exposição a erros e inconsistências.
Consequências para o colaborador
Quando o pagamento demora, há impacto direto no caixa do colaborador, especialmente em períodos de alta no preço dos combustíveis. Isso afeta a percepção de organização e previsibilidade da empresa.
Riscos para a empresa
A ausência de controle aumenta a chance de inconsistências, pagamentos indevidos e questionamentos internos ou trabalhistas, além de dificultar auditorias.
Como calcular o reembolso de combustível corretamente?
Calcular corretamente evita conflitos e garante isonomia. Para calcular o reembolso de combustível, as empresas costumam adotar dois modelos principais.
- Reembolso por comprovante: o colaborador apresenta a nota fiscal do abastecimento e a empresa restitui o valor total ou proporcional ao uso profissional.
- Reembolso por quilometragem rodada: nesse modelo, define-se um valor fixo por quilômetro percorrido, considerando combustível, manutenção e depreciação do veículo.
Para evitar questionamentos trabalhistas e também situações de conflito dentro da empresa, ambos os modelos exigem critérios bem documentados e alinhados ao contrato de trabalho ou política interna, já que a ausência de regras claras tende a aumentar retrabalho e insegurança jurídica.
Independentemente do modelo, a clareza das regras é o principal fator de sucesso.
O impacto da volatilidade dos combustíveis no reembolso
O preço do combustível no Brasil apresenta variações frequentes. Dados da Agência Nacional do Petróleo indicam oscilações superiores a 40% no preço médio da gasolina entre 2021 e 2024, dependendo da região.
Essa volatilidade dificulta o planejamento financeiro e torna o reembolso na empresa menos previsível, especialmente quando não há tetos ou critérios bem definidos.
Vale-combustível: quando faz sentido adotar?
O vale-combustível não substitui o reembolso em todos os casos, mas funciona melhor quando:
- O uso do veículo é recorrente;
- Os deslocamentos são previsíveis;
- O objetivo é reduzir processos manuais;
- Há necessidade de maior controle e rastreabilidade.
Nesses fatores, o auxílio-combustível contribui para simplificar a rotina do RH e do financeiro, além de oferecer mais previsibilidade ao colaborador.
Cartão-combustível: como funciona na prática?
O cartão-combustível da empresa permite que o colaborador abasteça diretamente em postos credenciados, sem desembolso próprio.
Logo no primeiro uso, as vantagens ficam claras, eliminando a necessidade de solicitação de reembolso para despesas recorrentes. A empresa define regras como:
- Valor mensal;
- Tipo de combustível;
- Limite por transação;
- Região de uso.
Além disso, os relatórios consolidados facilitam auditorias e análises de custo.
O vale-combustível é obrigatório?
Não, ele não é obrigatório por lei. A empresa pode dar vale-combustível como benefício corporativo ou ajuda de custo, utilizando ele como um como instrumento de organização de despesas, apoio à mobilidade e estratégia de retenção, mas é importante que a política de uso seja bem estruturada e comunicada.
Cuidados legais e tributários do auxílio-combustível
Aqui, a atenção precisa ser técnica: além de contar com uma empresa de benefícios que faz todos os processos de gerenciamento de acordo com a legislação, como a Pluxee, é importante também consultar um advogado trabalhista e contador para definir a natureza do benefício — indenizatória ou salarial — e evitar impactos indevidos na folha de pagamento.
A forma de concessão, a habitualidade e a vinculação à atividade profissional são fatores determinantes para o enquadramento correto do benefício.
Quais são os benefícios e requisitos do auxílio-combustível para a empresa?
Na prática, entender como funciona o auxílio-combustível envolve dois blocos distintos, o de benefícios e o de requisitos:
Benefícios operacionais
- Redução de trabalhos repetidos;
- Maior controle orçamentário;
- Padronização de gastos;
- Melhor experiência do colaborador.
Requisitos de implementação
- Definição de critérios claros;
- Planejamento financeiro;
- Comunicação interna eficiente;
- Revisão periódica da política.
Sem esses elementos, o benefício perde eficiência.
Reembolso ou vale-combustível: qual escolher?
A escolha depende do perfil da operação. O reembolso de despesas corporativas segue sendo adequado para usos pontuais ou imprevisíveis, enquanto o vale-combustível se mostra mais eficiente em rotinas recorrentes.
Muitas empresas adotam modelos híbridos, combinando as duas soluções conforme o cargo ou a função.
Concluindo
O reembolso de combustível continua sendo uma prática válida e necessária em muitas empresas. No entanto, quando mal estruturado, gera atrasos, perda de controle e impacto operacional para o RH.
Avaliar alternativas como o vale-combustível permite alinhar eficiência, controle financeiro e experiência do colaborador. O mais importante é escolher o modelo que melhor se adapta ao nível de organização da política de benefícios e à realidade da empresa.
Na prática:
- Defina e documente uma política clara de reembolso e/ou auxílio‑combustível.
- Escolha reembolso por comprovante para uso esporádico; prefira vale/cartão para uso recorrente.
- Automatize processos e defina SLAs para reduzir atrito e retrabalho.
- Escolha um serviço confiável, e consulte uma equipe jurídica/contábil para classificar o benefício e evitar riscos na folha.
- Use relatórios consolidados para revisar valores periodicamente frente à volatilidade dos combustíveis.
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