Multa por anotação errada na CTPS: como evitar

Manter as anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) corretas e atualizadas é mais que uma boa prática de gestão de pessoas, é uma obrigação legal que pode evitar dores de cabeça, multas e até processos trabalhistas.

Para os responsáveis pela gestão de pessoas, esse cuidado deve ser visto como parte essencial da rotina administrativa, especialmente porque a CTPS é o documento oficial que comprova o vínculo empregatício e serve de base para diversos direitos trabalhistas.

Pensando nisso, a Pluxee te convida a explorar por que é tão importante manter a CTPS sem erros, quais são as consequências jurídicas e financeiras de anotações equivocadas, como sua empresa pode evitar multas e litígios por falhas nesse processo e também como evitar o registro incorreto na carteira de trabalho. Vem com a gente!

A importância da anotação correta na CTPS

A CTPS, atualmente em sua versão digital (CTPS Digital), centraliza todas as informações relacionadas à vida profissional de um trabalhador. Nela constam dados como:

• Data de admissão e demissão;
• Cargo e função;
• Salário inicial e eventuais alterações;
• Mudanças contratuais;
• Férias e licenças;
• Contribuições ao INSS.

Essas informações não são meros registros administrativos — elas têm valor jurídico e são usadas para calcular direitos como o 13º salário, as férias e o 1/3 constitucional, FGTS, seguro-desemprego, aposentadoria e mais.

Quando a anotação é feita incorretamente ou com atraso, o trabalhador pode ser prejudicado em relação a esses direitos e, por isso, identificar uma anotação errada na CTPS e saber como corrigir é uma parte essencial para garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com a lei.

O que diz a lei sobre as anotações

A obrigação de anotar corretamente a CTPS está prevista principalmente na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seus artigos 29 e 41, além das normas complementares emitidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Alguns pontos-chave da legislação:

• Prazo: o empregador tem até 5 dias úteis após a admissão para registrar as informações na CTPS;
• Informações obrigatórias: dados como cargo, salário, data de admissão e local de trabalho;
• Vedação de informações desabonadoras: a CTPS não pode conter registros que prejudiquem a imagem do trabalhador;
• Atualizações obrigatórias: promoções, alterações salariais e mudança de função também devem ser registradas.

O descumprimento dessas regras, como o registro errado na carteira de trabalho digital, pode levar à aplicação de multas previstas no artigo 47 da CLT, que são aplicadas por fiscalização do MTE ou em decorrência de ação trabalhista.

Multas por anotação errada ou atraso

A multa por anotação errada na CTPS (ou por atraso) é calculada com base nos valores atualizados pelo MTE. Atualmente, ela é de R$ 3.000,00 por empregado não registrado para empresas de médio e grande porte, e R$ 800,00 para microempresas e empresas de pequeno porte.

A multa pode ser aplicada por omissão, atraso ou erro nos dados registrados e, em casos de reincidência, os valores dobram. Além disso, o empregador ainda pode ser condenado em danos morais, se o erro prejudicar o trabalhador.

Importante destacar: erros aparentemente simples, como registrar um salário errado ou deixar de atualizar uma promoção, também configuram descumprimento da legislação e podem gerar autuações.

Consequências além da multa

Embora a penalidade financeira seja a consequência mais imediata, os riscos vão além:

Processos trabalhistas

Um registro errado pode ser usado como prova contra a empresa. Por exemplo, se o salário anotado for inferior ao realmente pago, o trabalhador pode alegar pagamento “por fora” e pedir integração ao salário para cálculo de FGTS, férias e 13º.

Problemas previdenciários

Informações erradas impactam diretamente no recolhimento ao INSS e, futuramente, na aposentadoria do trabalhador. Em alguns casos, o empregado pode exigir reparação da empresa por esse prejuízo.

Danos à imagem da empresa

Erros frequentes em registros trabalhistas passam a impressão de má gestão ou descuido com os direitos dos colaboradores, afetando a reputação no mercado e a capacidade de atrair talentos.

Erros mais comuns na anotação da CTPS

Entre as falhas mais recorrentes estão:

• Data de admissão incorreta: atrasa o direito a férias e afeta cálculos de verbas rescisórias;
• Cargo ou função desatualizados: pode impedir o reconhecimento de promoções ou benefícios;
• Salário registrado errado: abre margem para processos sobre diferenças salariais;
• Omissão de alterações contratuais: mudanças de jornada, local de trabalho ou regime de contratação precisam ser formalizadas;
• Registro de informações desabonadoras: proibidas pela CLT e passíveis de indenização.

Identificar e corrigir esses erros rapidamente é fundamental para evitar complicações.

Como evitar multas por anotação errada na CTPS

A prevenção é sempre mais eficiente (e barata) do que lidar com autuações e processos. Algumas práticas essenciais para o RH e a gestão:

Padronizar processos

Crie um fluxo interno claro para admissão, alterações contratuais e desligamento. Defina quem é responsável por registrar cada informação e qual o prazo máximo para fazê-lo.

Usar sistemas integrados

Plataformas de gestão de benefícios e folha de pagamento ajudam a reduzir erros manuais e garantem que as informações registradas no eSocial e na CTPS Digital estejam alinhadas.

Conferir antes de registrar

Estabeleça uma rotina de dupla conferência: um colaborador registra e outro revisa antes de confirmar o envio.

Capacitar a equipe de RH

Treinamentos sobre legislação trabalhista e uso correto das plataformas digitais são investimentos que evitam falhas.

Monitorar prazos legais

Use lembretes ou ferramentas de controle para nunca perder o prazo de 5 dias úteis para registrar admissões ou alterações.

CTPS Digital: o que mudou e o que continua igual

Desde 2019, a CTPS Digital substituiu a física para todos os trabalhadores com CPF. A mudança trouxe agilidade, mas não reduziu a responsabilidade do empregador.

O envio das informações é feito pelo eSocial, que automaticamente atualiza a CTPS Digital do trabalhador. Isso significa que:

• Não há mais necessidade de preencher o documento físico (salvo raras exceções);
• Os dados precisam estar corretos já no momento do envio ao eSocial;
• Qualquer erro enviado é registrado e precisa ser corrigido rapidamente.

Ou seja: a digitalização não elimina a possibilidade de multa — pelo contrário, facilita a fiscalização, já que os órgãos têm acesso em tempo real às informações.

E se o erro já aconteceu?

Se a empresa identificar que fez uma anotação errada, agir rápido e pedir uma retificação da CTPS é fundamental:

• Corrija a informação no sistema imediatamente;
• Comunique o trabalhador sobre a alteração;
• Mantenha documentos comprobatórios da correção e dos dados corretos;
• Caso necessário, consulte o jurídico da empresa.

Além de reduzir o risco de autuação, essa atitude demonstra boa-fé e reforça a confiança na relação empregador-empregado.

RH, fique atento: a responsabilidade é contínua

Evitar multas por anotação errada na CTPS exige mais do que conhecer a lei — requer processos internos bem estruturados, atenção aos prazos e atualização constante da equipe de RH.

Para pequenas e médias empresas, onde muitas vezes a equipe administrativa é reduzida, investir em sistemas de gestão e capacitação pode ser o diferencial para manter a conformidade e evitar prejuízos.

Em um cenário de fiscalização cada vez mais digital e integrado, a precisão dos registros não é apenas uma obrigação legal, mas também um pilar de credibilidade e transparência na relação com os colaboradores, e entender como identificar um erro na CTPS digital e como corrigir é uma parte fundamental na manutenção desse pilar.