Gestão de ativos da empresa: o papel estratégico do RH

Na correria? A Pluxee resume para você:

- O RH tem papel estratégico nessa gestão, por ser a área que conecta as regras de utilização dos recursos à jornada dos colaboradores e aos processos de pessoas;

- A preservação depende de orientação, e políticas claras, treinamentos e comunicações periódicas ajudam a estabelecer responsabilidades;

- A tecnologia aumenta o controle e o uso de ferramentas especializadas centraliza informações sobre localização, responsáveis, movimentações e histórico dos ativos.

- O ciclo de vida precisa ser acompanhado: aquisição, utilização, manutenção, transferência, substituição e descarte fazem parte de uma gestão eficiente.

- A integração entre áreas gera mais eficiência, e o compartilhamento de informações entre o  RH, TI, Financeiro e Administração é o que mantém os registros atualizados.

Nas empresas, a aquisição, distribuição e preservação dos recursos utilizados diariamente influencia diretamente a eficiência, os custos e a continuidade das operações. 

Computadores, celulares corporativos, veículos, equipamentos, mobiliário e outros recursos fazem parte dos ativos de uma empresa e exigem critérios claros de utilização, manutenção e acompanhamento.

O RH possui uma participação estratégica nesse processo porque está diretamente envolvido na relação entre empresa e colaboradores — a área atua em momentos como admissão, integração, movimentação interna e desligamento, etapas que frequentemente envolvem a entrega, transferência ou devolução de recursos corporativos.

Por isso, a gestão de ativos também passa por comunicação, treinamento, políticas internas e construção de uma cultura de responsabilidade.

Vem com a Pluxee saber mais!

O que é gestão de ativos de uma empresa?

A gestão de ativos reúne práticas destinadas a acompanhar os recursos da organização durante todo o seu ciclo de vida, desde aquisição e disponibilização até manutenção, transferência, substituição e descarte.

A ISO 55000:2024, norma internacional que estabelece fundamentos e princípios para a gestão de ativos, relaciona essa prática à geração de valor a partir dos ativos e à conexão entre recursos, objetivos organizacionais, desempenho, custos e riscos. 

Na prática, isso significa ter visibilidade sobre questões como:

• quais ativos a empresa possui;
• onde cada item está;
• quem é responsável por sua utilização;
• qual é seu estado de conservação;
• quais custos estão relacionados à manutenção;
• quando um equipamento precisa ser substituído;
• quais procedimentos devem ser seguidos em caso de perda, dano ou transferência.

Essa visão amplia o conceito de patrimônio, apoia decisões mais eficientes sobre recursos e contribui para uma operação mais organizada.

Quais são os principais ativos de uma empresa?

Os ativos corporativos abrangem equipamentos, recursos tecnológicos, veículos, mobiliário e outros bens utilizados para viabilizar as atividades da organização.

Entre os exemplos mais comuns, estão: computadores, notebooks, smartphones, impressoras, máquinas, ferramentas, automóveis, móveis, equipamentos de segurança e estruturas utilizadas nas atividades corporativas.

Também entram nessa realidade recursos tecnológicos mais recentes, como licenças de softwares SaaS, tokens de segurança, dispositivos móveis corporativos e equipamentos de ergonomia destinados ao trabalho remoto.

Outro tipo de ativo corporativo é o chamado “ativo imobilizado”, que possui uma definição contábil específica. De acordo com o CPC 27, pronunciamento do Comitê de Pronunciamentos Contábeis sobre ativo imobilizado, trata-se de um item tangível mantido para uso na produção ou fornecimento de bens e serviços, para aluguel ou para fins administrativos, com expectativa de utilização por mais de um período. 

Por que o RH participa do controle de ativos?

O RH é estratégico para conectar pessoas, processos e responsabilidades relacionados aos recursos corporativos.

Processos como admissão, movimentação interna, mudança de função, transferência e desligamento criam momentos importantes para a entrega, a devolução ou a atualização de ativos.

No processo de integração de novos colaboradores, por exemplo, a empresa apresenta as regras para utilização de equipamentos, veículos, cartões corporativos, dispositivos tecnológicos e demais recursos disponibilizados.

No desligamento, o RH integra a devolução dos itens às demais etapas administrativas, contribuindo para que equipamentos e outros recursos retornem ao fluxo de controle da organização.

Essa atuação cuidadosa reduz falhas operacionais e fortalece a percepção de responsabilidade compartilhada.

Como o RH pode educar os colaboradores sobre a preservação dos ativos?

O RH educa os colaboradores por meio de orientações claras, treinamentos, políticas internas e comunicação recorrente sobre o uso dos recursos corporativos.

Uma comunicação eficiente explica três pontos: o que deve ser feito, por que isso importa e qual procedimento seguir diante de uma ocorrência.

Incluir o tema no onboarding

O onboarding (processo de integração de novos colaboradores) deve apresentar as regras de utilização dos recursos corporativos. A orientação ganha eficiência quando está relacionada às situações concretas da rotina.

Criar materiais objetivos

Manuais, guias rápidos, FAQs e comunicados apresentam cuidados específicos para cada categoria de ativo. Uma orientação sobre notebook corporativo, por exemplo, pode abordar transporte, armazenamento, segurança da informação e comunicação de problemas.

Reforçar as orientações ao longo do tempo

A preservação dos recursos depende de consistência. Campanhas internas, treinamentos periódicos e comunicações direcionadas mantêm o assunto presente na rotina.

Orientar lideranças

Gestores influenciam diretamente os comportamentos das equipes. Por isso, precisam conhecer os procedimentos e reforçar boas práticas de utilização, conservação e devolução dos recursos.

Como estruturar uma política de gestão de ativos?

Uma boa política de gestão de ativos estabelece responsabilidades, critérios e procedimentos para cada etapa da utilização dos recursos corporativos.

O documento deve definir, de maneira objetiva, quem solicita, aprova, entrega, registra, utiliza, acompanha e recebe cada ativo ao longo de sua jornada.

Checklist rápido para a política de gestão de ativos

• Definir quais ativos fazem parte da política.
• Estabelecer responsabilidades de colaboradores e gestores.
• Determinar regras de utilização e conservação.
• Registrar entregas e transferências.
• Definir procedimentos para manutenção.
• Estabelecer como comunicar danos, perdas ou extravios.
• Determinar o processo de devolução.
• Definir critérios para substituição e descarte.
• Integrar as responsabilidades das áreas envolvidas.

A política também deve conversar com documentos como código de conduta, política de segurança da informação e normas de utilização de equipamentos.

O RH transforma esse conteúdo em orientações compreensíveis e aplicáveis, conectando as regras aos comportamentos esperados.

Como a tecnologia melhora o controle dos ativos?

A tecnologia centraliza informações e aumenta a rastreabilidade dos recursos corporativos.

Um software de gestão de ativos registra dados sobre responsáveis, localização, movimentações, status, manutenção e histórico dos itens, reduzindo o retrabalho associado ao controle manual.

Qual é o papel de cada área?

• RH: relaciona ativos aos processos de admissão, movimentação e desligamento, mantendo responsabilidades alinhadas à jornada do colaborador;
• TI: acompanha computadores, smartphones, licenças, tokens e demais recursos tecnológicos. Soluções de MDM (Mobile Device Management, ou gerenciamento de dispositivos móveis) ajudam a administrar smartphones e tablets corporativos;
• Financeiro: acompanha informações patrimoniais e financeiras relacionadas aos bens, incluindo aquisição, depreciação e substituição;
• Administração e Facilities: acompanham mobiliário, equipamentos, veículos e outros recursos utilizados na estrutura física e operacional.

Soluções de ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema integrado de gestão empresarial) também centralizam diferentes processos corporativos e podem apoiar o acompanhamento patrimonial.

Gestão manual ou software especializado: qual abordagem funciona melhor?

A escolha depende do volume, da complexidade e da necessidade de rastreabilidade da operação. A comparação abaixo ajuda a visualizar as principais diferenças:

Para empresas com maior quantidade de colaboradores e ativos, a automação proporciona maior consistência aos registros e facilita auditorias e movimentações. Já para empresas menores e com menos ativos, o controle manual permite um gerenciamento mais simplificado.

Como criar uma estratégia de gestão do ciclo de vida de ativos?

Uma boa estratégia de gestão do ciclo de vida de ativos acompanha cada recurso, desde sua aquisição até sua substituição ou descarte.

A ISO 55000 estabelece princípios para uma gestão estruturada dos ativos ao longo de seus ciclos de vida, relacionando decisões sobre recursos aos objetivos da organização. 

Para o RH, essa abordagem conecta a jornada do colaborador à jornada do ativo: quando uma pessoa muda de função, determinado equipamento pode precisar ser transferido. Quando ocorre um desligamento, os itens sob responsabilidade daquele profissional precisam retornar ao fluxo de controle da empresa.

A integração entre essas etapas reduz dificuldades operacionais e mantém os registros atualizados.

Como a preservação dos ativos influencia a cultura organizacional?

O cuidado com recursos corporativos comunica expectativas sobre responsabilidade, organização e uso consciente dos recursos.

Quando a empresa estabelece regras claras e oferece orientação adequada, cria condições para que o colaborador compreenda seu papel na preservação do patrimônio.

Essa prática também contribui para o employer branding (reputação da empresa como empregadora), especialmente quando está associada a uma experiência de trabalho organizada, com equipamentos adequados, processos claros e suporte para a execução das atividades.

A percepção sobre a empresa é construída também a partir dessas experiências cotidianas.

Como medir a eficiência da gestão de ativos?

A empresa mede a eficiência da gestão de ativos por meio de indicadores que acompanham perdas, devoluções, manutenção, movimentações e custos.

Alguns exemplos são:

• percentual de ativos registrados e identificados;
• quantidade de perdas ou extravios;
• frequência de danos;
• tempo médio para devolução de equipamentos;
• percentual de ativos devolvidos no desligamento;
• custos de manutenção;
• tempo de utilização dos equipamentos;
• volume de movimentações sem registro.

Para o RH, indicadores relacionados à admissão, à movimentação e ao desligamento revelam dificuldades operacionais entre os processos de pessoas e o controle patrimonial, e a análise desses dados permite ajustar procedimentos, comunicação e responsabilidades.

Quais são as dúvidas mais comuns sobre gestão de ativos?

O RH é responsável pelo controle patrimonial?

O RH participa do controle patrimonial ao administrar processos relacionados à entrega, à movimentação e à devolução de ativos pelos colaboradores. A responsabilidade geral permanece integrada entre as áreas envolvidas.

Quais ativos precisam de controle?

Equipamentos de TI, veículos, máquinas, mobiliário, smartphones, licenças, tokens e outros recursos utilizados pela empresa devem seguir critérios de registro e acompanhamento compatíveis com sua importância e finalidade.

Como reduzir perdas de equipamentos?

A empresa reduz perdas com registros atualizados, definição de responsáveis, identificação dos itens, políticas claras, comunicação recorrente e integração entre RH, gestores e áreas administrativas.

Um software de gestão de ativos é necessário para toda empresa?

A necessidade depende do volume e da complexidade dos ativos. Operações menores podem utilizar controles simplificados, enquanto estruturas maiores se beneficiam da automação e da integração proporcionadas por sistemas especializados.

Qual é o papel do RH na gestão de ativos?

O RH ocupa uma posição relevante porque conecta pessoas, processos e responsabilidades. Sua atuação contribui para que o colaborador compreenda como utilizar, preservar e devolver os recursos disponibilizados pela organização.

Concluindo

A gestão de ativos ganha consistência quando existe integração entre patrimônio, tecnologia, liderança, Financeiro, Administração e RH. Cada área contribui a partir de sua especialidade, enquanto políticas e processos compartilhados criam uma visão única sobre os recursos da empresa.

Para o RH, o principal desafio está em transformar uma obrigação operacional em uma prática incorporada à cultura. Com comunicação clara, treinamento, tecnologia e processos bem definidos, a empresa aumenta a rastreabilidade dos seus recursos e fortalece uma relação mais responsável com o patrimônio corporativo.